오피스2007(office2007)에서 PDF만들기

  보통 컴퓨터를 잘 아시는 분들도 '귀차니즘'과 '자원력(?)'때문에 pdf를 멀리한다. 물론 이해가 되지 않는 분들도 있고, pdf가 무엇인지도 모르는 분들이 있다는 것은 안다. 필자 역시 pdf의 중요성을 간과하고 있다가 최근 외부업체들과의 미팅(회의)참가로 이부분의 소중함(?)을 정확히 깨우쳤다. 그래서 다른 분들도 도움이 되셨으면 하고 포스팅을 해본다.

PDF [portable document format]    문서 파일의 한 형태로, 화면으로 보거나 탐색하고 다른 사람과 주고 받기에 적합하게 만들어진 포멧이다. 화면에 보이는 그대로 인쇄할 수 있으므로 출판에 적합하다.

  위에 적은 내용은 사전적인 정의이다. 물론 이런 정의가 아니더라도 어느정도는 'pdf'를 접하였을 것이다. pdf는 보통 돈(?)과 관련된 문서나 메뉴얼등에서 많이 볼 수 있는 저장 방법이다. (물론, 그 이외에도 사용도는 무궁무진하다)

  그러면 이런 pdf를 사용하는 이유를 간단히 살펴보자.

  가장 중요한 것은 '수정불가'때문이다. 어떤 문서를 작성하고 나서 "혼자서만" 관리하고 보는 경우는 극히 부분적이다. 그렇다고 생각할때 대부분은 '배포'라는 수단을 통해서 다른 사람들에게 주어지게 된다. 이런 배포과정을 통해서 문서는 수정되어진다. 이런 과정 과정을 통해서 처음 작성한 작성자가 생각지 않았던 변화과정이 생성될 수 있는 것이다.

  물론 이런 일련의 과정들이 꼭 부정적이지는 않다. 하지만 부정적으로 변경될 사항이 있기 때문에 '중요한'문서들은 pdf와 같이 수정불가능 상태로 배포하는 것이 좋다는 점이다. 그래서 계약서,메뉴얼등 차후 수정이 필요없는 내용에 대해서는 pdf로 보관/배포하는 것이 좋다.

  이 뿐만 아니라...pdf의 특징은 너무나도 많다. 그 중에서 몇가지만 살펴보면...저장공간(사이즈)감소, 글꼴 미지원 에러없음, (변경없이)같은 화면 공유가능등이 있다.

  이런 이유 때문만이 아니라도 pdf로 저장/사용하는 방법을 알아두면 "꼭" 편리한 방법일 것이다. 필자가 오늘 포스팅에서 말할 것은 '오피스(office)2007'에 대한 내용이다. 오피스 2007에 추가 설치시 pdf로 저장이 가능한 프로그램이 있어서 소개하려고 한다.


준비물 : 오피스 2007, SaveAsPDFandXPS.exe

SaveAsPDFandXPS.exe

[설치 방법]
1. 오피스 2007을 설치한다. (물론, 현재 설치되어 사용하고 있는 상태라면 다음 단계로 진행한다.)

2. 위에서 다운로드한 파일(SaveAsPDFandXPS.exe)를 실행하고 아래와 같이 진행한다.
(사실 체크 한번에 엔터 세번이면 되지만...친절한 쥔장이니까^^)

3. 프로그램 설치 후 오피스(워드,엑셀,파워포인트)를 실행하여 아래와 같이 "다른이름으로 저장"메뉴를 이용한다.

앞서 언급한 것처럼 파일 사이즈가 줄어드는 경우도 있지만 필자가 테스트한 문서(A4 1장)는 약 27kb로 작은 사이즈여서 pdf로 변환시 46kb로 증가했다. (사이즈가 증가한다고 하시는 댓글이 있을까봐 추가한 내용) 이렇게 pdf로 만드는데(사실, 정확히 저장(게시)하는데는 2~3초가 소요됨)는 그리 어려운 노력이 들지 않는다는 점에서 유용하게 많이 사용할 수 있는 기능으로 생각된다.